Primeros Pasos — GRADUSFY

Cree su institución ⏱ 3 min

Antes de cualquier otra cosa, registre el colegio o institución donde trabaja.

Vaya a Mi Perfil → Mis Instituciones

En el menú lateral, desplácese hasta la sección Mi Cuenta y haga clic en Mis Instituciones.

Menú lateral › Mi Cuenta › Mis Instituciones

Haga clic en "+ Nueva institución"

Complete los datos: nombre del colegio, dirección, teléfono de contacto y número de WhatsApp institucional (opcional — sirve para enviar reportes).

Suba el logo institucional

Si tiene el logo del colegio en PNG o JPG, súbalo. Aparecerá en los reportes, actas y el Plan Anual exportado.

Marque como "Institución principal" y guarde

Si trabaja en un solo colegio, márquela como principal. El sistema la usará por defecto en todos los documentos.

💡

Si trabaja en varios colegios, puede crear una institución por cada uno y asignar cada grupo al colegio correspondiente.

Cree las secciones ⏱ 3 min

Las secciones son los grupos de nivel del colegio: 7-A, 10-B, 12-C, etc.

Vaya a Secciones

Menú lateral › General › Secciones

Cree una sección por cada grupo que atiende

Haga clic en "+ Nueva sección" e ingrese el nombre. Ejemplos: 7-A, 9-B, 12-2, 11-C.

⚠️

Importante: Cree PRIMERO las secciones antes de crear los grupos. Cada grupo necesita tener una sección asignada para funcionar correctamente.

Cree sus grupos ⏱ 5 min

Un grupo es la combinación de una sección + una materia o especialidad. Ej: 7-A — Matemáticas.

Vaya a Grupos

Menú lateral › General › Grupos

Haga clic en "+ Nuevo grupo"

Complete el formulario con:
• Nombre del grupo (ej: TICS 7-A)
• Sección — la que creó en el Paso 2
• Materia o Especialidad
• Institución — la que registró en el Paso 1
• Año lectivo

Repita por cada materia que imparte

Si imparte TICS en 7-A y en 7-B, debe crear dos grupos separados: uno para cada sección.

💡

¿Misma lista en dos materias? Si tiene el mismo grupo de estudiantes en dos materias diferentes (ej: 7-A en TICS y en Inglés), puede crear ambos grupos y luego usar Copiar lista de otro grupo para no agregar los estudiantes dos veces.

Agregue los estudiantes ⏱ 5–10 min

Tres formas de ingresar la lista — elija la más conveniente para usted.

📋

✦ Más eficiente

Pegar desde Excel

Copie su lista de SIRGAEL o cualquier Excel (Ctrl+C) y péguela directamente en el sistema. Detecta las columnas automáticamente.

Recomendado

📄

Método 2

Subir archivo CSV

Si tiene el archivo guardado en su computadora, súbalo directamente sin copiar y pegar.

✍️

Método 3

Uno por uno

Ideal para agregar un estudiante que se matriculó tarde o para grupos pequeños. Use "+ Nuevo estudiante".

Cómo usar el método recomendado (Pegar desde Excel):

Abra su grupo y vaya a Importar CSV

Desde la página del grupo, haga clic en el botón "Importar CSV".

Abra SIRGAEL o su hoja de Excel con la lista

Seleccione todas las filas de estudiantes incluyendo el encabezado (Ctrl+A o selección manual) y copie (Ctrl+C).

Pegue en GRADUSFY (Ctrl+V)

Haga clic en el área de texto de la pestaña "Pegar desde Excel" y pegue. El sistema detecta automáticamente las columnas de nombre, apellidos y cédula.

Haga clic en "Procesar e importar"

El sistema agrega todos los estudiantes y muestra un resumen de cuántos se insertaron correctamente.

💡

Si agrega un estudiante después: No hay problema. Los estudiantes que se agregan tarde aparecen automáticamente en todas las evaluaciones anteriores con nota pendiente para que pueda ingresarla retroactivamente.

Solo para docentes técnicos

Especialidades y Sub Áreas Solo Técnico ⏱ 5 min

Configure las especialidades técnicas y sub áreas para poder asignarlas a sus grupos.

A. Crear la especialidad

Vaya a Especialidades

Menú lateral › Técnico › Especialidades

Cree la especialidad

Haga clic en "+ Nueva especialidad" e ingrese el nombre. Ejemplos: Tecnologías de Información, Contabilidad, Electrónica.

B. Crear las Sub Áreas

Vaya a Sub Áreas

Menú lateral › Técnico › Sub Áreas

Cree cada sub área y asígnela a su especialidad

Ejemplos de sub áreas para TIC: Programación, Redes, Ciberseguridad, Hoja Electrónica.

C. Asignar al grupo

Al crear o editar un grupo, seleccione la especialidad y sub área

En el formulario del grupo, verá un campo para Especialidad y otro para Sub Área. Seleccione los que corresponden.

ℹ️

¿Para qué sirven las sub áreas? Se usan en el módulo de Proyectos Técnicos para categorizar cada proyecto según el área de conocimiento evaluada.

Configure los criterios de evaluación ⏱ 3 min

Defina qué porcentaje aporta cada rubro al total del período. Debe hacerse por grupo y por período.

Vaya a Criterios

Menú lateral › Evaluación › Criterios

Seleccione el grupo y el período

Use los selectores de la parte superior para elegir el grupo y el período (1 o 2) que va a configurar.

Ingrese los porcentajes

Asigne el porcentaje que le corresponde a cada rubro: Asistencia, Cotidiano, Tareas, Pruebas, Proyectos (técnicos), Portafolios. La barra inferior debe mostrar 100%.

Active o desactive criterios según su grupo

Si su grupo no tiene proyectos, desactive ese criterio con el toggle. El porcentaje se elimina y no aparecerá en ningún reporte.

Haga clic en "Guardar Criterios"

Repita el proceso para el Período 2 y para cada grupo. Los criterios se pueden modificar en cualquier momento.

⚠️

Los porcentajes deben sumar exactamente 100%. Use el botón "Distribuir Equitativamente" si quiere que el sistema los divida en partes iguales entre los criterios activos.

🎉

¡Sistema listo para usar!

Ha completado la configuración inicial. A partir de aquí puede registrar asistencia, ingresar notas, crear el Plan Anual y generar todos los reportes.

Registrar primera asistencia 📅 Crear Plan Anual

¿Necesita ayuda? Contáctenos por WhatsApp: +506 8878-6848